تقرير المالك الدوري ومتابعة المتأخرات
تقرير المالك الواضح يحدد محتواه وتكراره قبل بدء الإدارة. وللمتأخرات خطوات متدرجة من التذكير وكشف المستحقات إلى خطة سداد، وتجهيز الملف للإحالة للمنصة الرسمية دون تمثيل قضائي.
لمن هذا الدليل
ملاك العقارات المؤجرة ومديرو الأملاك الذين يعدون التقارير ويتابعون المتأخرات.
ما يتضمنه تقرير المالك
اتفقا قبل بدء الإدارة على محتوى التقرير وتكراره. المحتويات الشائعة خمسة: الإيرادات والمصروفات، وكشف الاستحقاقات، والإشغال والشواغر، وتكاليف الصيانة، وأعمار المتأخرات. اطلب أن يعرض التقرير الأرقام بالأساس نفسه كل مرة، وأن يرفق بها تعليقًا قصيرًا على ما تغير، وأن يحدد ما يحتاج قرارًا من المالك.
الفصل بين الاعتماد والتنفيذ
يحسن أن تفصل صلاحية اعتماد المصروفات عن تنفيذ العمل: يقترح المدير ويعتمد المالك أو من يفوضه كتابة، وينفذ المزود. حدد سقف الصرف الذي يستطيع المدير تجاوزه دون موافقة، واكتبه في العقد. وسجّل كل موافقة وتاريخها حتى يطابق التقرير ما اعتُمد.
متابعة المتأخرات
ابدأ بعدد الحالات وعمر المتأخر وإجماليه، ثم اختر الإجراء المناسب: تذكير ومراسلة، أو إعداد كشف المستحقات، أو ترتيب خطة سداد بين الطرفين. وإذا لم يفِ ذلك، فجهّز الملف للإحالة للمنصة الرسمية: العقد والكشف والمراسلات. فالسداد وإجراءاته في إيجار، وتذكير ثبره ليس إشعارًا نظاميًا.
حدود هذا الدور
ثبره لا تحصّل الإيجار ولا تصدر مطالبات، ولا يتضمن طلب المتابعة تمثيلًا قضائيًا. فإذا احتاج الأمر إلى نزاع أو دعوى، فهو مجال مختص ينظمه نظامه، وهو خارج هذا الدليل. وإذا طلبت عروضًا لخدمة المتابعة عبر ثبره فاذكر عدد الحالات وأعمارها ولا ترفق بيانات شخصية للمستأجرين.
النقاط الجوهرية
- حدد محتوى التقرير وتكراره قبل بدء الإدارة.
- افصل اعتماد المصروف عن تنفيذه واكتب سقف الصرف.
- تدرّج في المتأخرات من التذكير إلى خطة السداد ثم تجهيز الملف.
- السداد وإجراءاته في إيجار.
- لا تمثيل قضائي ولا تحصيل في ثبره.