قائمة تسليم واستلام محفظة الأملاك
عند انتقال إدارة محفظة من جهة إلى أخرى تضيع التفاصيل إن لم تُجرد. تعرض القائمة ما يُسلَّم ويُستلم: جرد الوحدات وملفات العقود والأرصدة والمفاتيح وسجل الصيانة، مع تنبيه للبيانات الشخصية.
لمن هذا الدليل
مديرو الأملاك الذين يسلّمون محفظة أو يستلمونها، وملاك المحافظ.
قبل التسليم
اتفق كتابة على تاريخ التسليم ومن يسلّم ومن يستلم، وحدد ما إذا كان العمل تسليمًا أم استلامًا. وراجع عقد الإدارة لتعرف ما تلتزم به الجهة المنتهية من تسليم ملفات عند انتهاء العلاقة. وحضّر قائمة بالعقارات والوحدات والالتزامات المفتوحة، ثم اطلب من مالك المحفظة أن يؤكد القائمة بنفسه، وهو تأكيد من المالك وليس إجراءً رسميًا.
ما يُسلَّم
الأصناف المعتادة ستة: جرد الوحدات، وملفات العقود، وكشوف الأرصدة، والمفاتيح والمستندات، وسجل الصيانة، وبيانات المستأجرين. وقابل كل صنف بقائمتك، وسجل ما نقص أو تعذر تسليمه مع السبب. وتبقى العقود وسدادها وتوثيقها في إيجار، فاحفظ أرقام العقود وتواريخها مراجع تحيل إلى إيجار، ولا تعتبر النسخة التي لديك بديلًا عنها.
بيانات المستأجرين
بيانات المستأجرين شخصية، فلا تنقل منها إلا ما يلزم لمواصلة الإدارة، ولا تحتفظ بنسخ من الهويات لمجرد التسجيل. وسلّمها عبر قناة محمية لا عبر رسائل عامة، وسجل من استلمها ومتى. وتخلص من النسخ التي لم تعد مسؤولًا عنها وفق ما يقتضيه عقدك وسياستك للخصوصية.
بعد التسليم
اكتب محضرًا داخليًا يقول ما سُلّم وما نقص، ووقّعه الطرفان بالطريقة التي تتفقان عليها. ثم أرسل إشعارًا بتغير الجهة للمستأجرين والمزودين الجاريين. وإذا طلبت عروضًا لخدمات المحفظة عبر ثبره فأرفق الجرد في النطاق، فيعرف المزود حجم العمل. وتذكّر أن هذا التسليم داخلي بين الأطراف، وليس إجراءً رسميًا في أي منصة حكومية.
النقاط الجوهرية
- اتفق كتابة على التاريخ والأطراف والقائمة.
- الأصناف: الوحدات والعقود والأرصدة والمفاتيح وسجل الصيانة وبيانات المستأجرين.
- العقود وسدادها في إيجار.
- بيانات المستأجرين شخصية فتُنقل بقدر الحاجة.
- التسليم داخلي وليس إجراءً رسميًا.